Privacy statement KPJ Brabant

 

Privacy statement

KPJ Brabant verwerkt persoonsgegevens en wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door KPJ Brabant en de aangesloten KPJ afdelingen.

Dit vormt een samenvatting van het Privacy beleid van KPJ Brabant en de aangesloten KPJ afdelingen, welke is te vinden op www.kpjbrabant.nl

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres, leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan.

Van wie verwerkt KPJ Brabant persoonsgegevens?

 

KPJ Brabant verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

- Leden van de bij KPJ Brabant aangesloten KPJ afdelingen;

- Mensen die ooit een lidmaatschap hebben gehad bij een van de aangesloten KPJ afdelingen;

- Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben.

 

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle afdelingen van KPJ Brabant verwerken persoonsgegevens in Vereniging.club, het ledensysteem van KPJ Brabant en de daaraan gerelateerde applicaties. Dit kunnen dus zowel KPJ afdelingen, -kringen als landelijke onderdelen en activiteiten betreffen.

De organisatie(s) waarvan je lid bent of een relatie mee hebt, verwerken je persoonsgegevens. De KPJ afdelingen dragen de zorg voor de juiste registratie van de bij hun aangesloten leden.

 

Waarvoor verwerkt KPJ Brabant persoonsgegevens?

Als je lid wilt worden van een aangesloten KPJ afdeling, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid, zorg dragen voor je verzekering.

Als je eenmaal lid of relatie van de KPJ bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.

 

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of onderzoeksdoeleinden. Bijvoorbeeld om je te informeren over een nieuwe activiteit van je afdeling, regio of vanuit KPJ Brabant. Hiervoor worden je gegevens verwerkt in Mailchimp. Wil je niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kun je dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken.

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom contributie, statistische analyses enzovoorts.

 

Verwerkt KPJ Brabant ook bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

Hoe gaat KPJ Brabant met mijn persoonsgegevens om?

Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.

 

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

De gegevensbeheerder van de KPJ afdeling waarvan je lid bent, kan je gegevens inzien en wijzigen in het ledensysteem. De gegevensbeheerder van je KPJ afdeling is ook het eerste aanspreekpunt voor vragen of wijzigingen betreft je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschap. De gegevensbeheerder kan alleen leden inzien van zijn eigen KPJ afdeling.

Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld een Kring) en KPJ Brabant kunnen je persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of bestuursleden die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

 

De contactgegevens van de bestuursleden van KPJ afdelingen zijn daarnaast vanuit het ledensysteem in een Excelbestand opgeslagen en via een gedeelde map doormiddel van Dropbox beschikbaar voor alle bestuursleden van KPJ Brabant. Dit om de verschillende KPJ afdelingen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en de communicatie efficiënt te laten verlopen.

Uitwisseling van persoonsgegevens binnen KPJ Brabant

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat.

 

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

 

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is KPJ Brabant gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

 

Kan ik zien welke gegevens KPJ Brabant van mij verwerkt?

Het inzien van je persoonlijke gegevens kan via de gegevensbeheerder van de KPJ afdeling waarvan je lid bent. De gegevensbeheerder kan door in te loggen in het ledensysteem met je zijn KPJ-account je gegevens met betrekking tot jouw lidmaatschapsregistratie terug vinden en bewerken.

 

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de KPJ kun je terecht bij de KPJ afdeling waarvan je lid bent. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met KPJ Brabant via info@KPJbrabant.nl.

OPT-OUT

Om het gebruik van het ledensysteem zo makkelijk mogelijk te maken, kan KPJ Brabant je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een update van wijzigingen in het systeem of een bericht met je wachtwoord. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. KPJ Brabant beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring.

Voor overige berichten is het mogelijk je door middel van een OPT-OUT in iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten.

Wijzigingen privacy beleid

KPJ Brabant behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid

Via onderstaande link wordt gelijk door gelinkt naar het Privacy statement van KPJ Brabant: